Alles auf einen Blick

Im Cockpit erhalten Sie einen schnellen Überblick:

• Gibt es zu erledigende Aufgaben?
• Wie viele Verarbeitungstätigkeiten benötigen Ihre Aufmerksamkeit?
• Gibt es Dienstleister, mit denen noch ein AV-Vertrag abgeschlossen werden muss?
• Gibt es Kunden, mit denen noch ein AV-Vertrag abgeschlossen werden muss?
• Wie viele Anfragen von betroffenen Personen müssen noch bearbeitet werden?
• Müssen noch weitere Mitarbeiter geschult oder zur Geheimhaltung verpflichtet werden?
• Wie ist der Stand der Datenschutz-Folgenabschätzungen?
• Welche Datenschutzverletzung muss noch der Aufsichtsbehörde gemeldet werden.

Wenn alle Pflichtinformationen vorhanden sind, können Sie im Datenschutz-Cockpit eine aktuelle Datenschutz­dokumentation erstellen.

Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten

Das Kernstück jeder Datenschutzdokumentation:

Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten oder auch Verfahrensverzeichnis genannt.

Dank vieler fertiger Mustertätigkeiten ist auch ein komplett neues Verzeichnis in kurzer Zeit erstellt. Auch ohne explizites Fachwissen können Sie neue Verarbeitungstätigkeiten erstellen und sich dabei auf viele Vorgaben stützen.

Abgesichert: Unser System zeigt Ihnen welche Pflichtangaben fehlen.

Mitarbeiter dokumentieren

Im DS-Portal können Sie Mitarbeiter anlegen und den Status der Datenschutzschulung und Verpflichtung dokumentieren.

Durch die Zuordnung zu Abteilungen können interne Verantwortlichkeiten abgebildet werden.

Auch bei ausgeschiedenen Mitarbeitern unterstützt Sie das System und erinnert Sie automatisch an die Vernichtung der Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist.

Schulungs-Plattform

Mitarbeiterschulungen durchführen:

• Online-Plattform für Schulungen
• Automatisch erstelltes Zertifikat in Ihrem CI
• Viele nützliche Funktionen
• Basiswissen Datenschutz als Vorlage enthalten

Oft stellt sich die Frage, wie schule ich die Mitarbeiter im Unternehmen oder die Mitglieder im Verein?

Mit unserem Schulungsmodul können Sie Schulungsinhalte vermitteln und den Wissensstand in einem Test abfragen.

Die Teilnehmer können Sie manuell angelegen oder mit einer CSV-Datei importieren und anschließend mit einem Klick per E-Mail einladen. Außerdem sind Schulungen mit öffentlicher Anmeldung möglich. Wenn der Teilnehmer keine E-Mail-Adresse hat, teilen Sie ihm eine individuelle Schulungskennung mit. Die Schulung kann selbstständig vom Mitarbeiter durchgeführt werden.

Die Auswertung des Tests erfolgt voll automatisch. Wenn der Teilnehmer 51 % des Tests bestanden hat, wird automatisch ein Schulungszertifikat (mit Ihrem Logo) als Nachweis der erfolgreichen Unterweisung erzeugt.

Sie können beliebig viele Schulungen mit beliebig vielen Teilnehmern erstellen.

Video-Konferenz

Online-Meeting im DS-Portal!

Um die Kommunikation im Team unkompliziert zu gestalten, können Sie im SD-Portal direkt Videokonferenzen durchführen.

Das Ganze ohne Drittanbieter und undurchsichtige Datenübertragungen.

Webseiten-Analyse – Homepage analysieren

Eine datenschutzkonforme Homepage zu erstellen, ist ein komplexes Thema.

Ein technischer Laie kann zwar die Datenschutzerklärung lesen, allerdings kann er  selten beurteilen, ob eine Homepage externe Ressourcen und Plugins lädt, Cookies setzt und eine SSL-Verschlüsselung nach dem Stand der Technik einsetzt.

Das alles und einiges mehr zeigt Ihnen die DS-Portal-Webseiten-Analyse.

Das System scannt Ihre Homepage, sammelt alle Aufrufe und aggregiert die Daten in einer übersichtlichen Oberfläche. Ergänzend werden Informationen über die Sicherheit der DNS Abfrage und der SSL-Verschlüsselung angezeigt. Das System kann die gängigen Cookie-Abfragen akzeptieren und zeigt Ihnen die Länder der externen Ressourcen an. Dank regelmäßigem automatischem Scan sind Sie sofort informiert, wenn Handlungsbedarf besteht.

Auftragsverhältnisse dokumentieren

Legen Sie Ihre Auftragsverarbeiter, aber auch gemeinsame Datenverantwortliche als Dienstleister an und behalten Sie den Überblick.

Unser System ermöglicht es Ihnen, Ihre Dienstleister zu verwalten, Verarbeitungstätigkeiten zuzuweisen und gibt Ihnen Hilfestellung, um die Rechtmäßigkeit der Datenübermittlung zu überprüfen. Natürlich erinnert das System Sie daran dies regelmäßig zu prüfen.

Auch hier können Sie wieder auf viele Vorlagen (z.B. Google, Facebook) zurückgreifen.

Checklisten – strukturiert arbeiten

Legen Sie definierte Abläufe (z. B. Prüfung eines AV-Vertrages) als Checkliste an. Nun können Sie diese Checkliste durchgehen und entsprechende Prüfpunkte abhaken.

Sollte Handlungsbedarf bestehen, können Sie dies pro Aufgabe als Maßnahme hinterlegen.

Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, können Sie die Checkliste abschließen, Änderungen sind dann nicht mehr möglich.

IT-Assets – Datenfluss im Blick

Im DS-Portalkönnen Sie Standorte, Geräte, Systeme und Software hinterlegen, so behalten Sie den Datenfluss immer Blick.

Durch die Zuordnung von Verfahren zu Verarbeitungssystemen, egal ob digital oder analog, wissen Sie immer, welche Daten in welchem System gespeichert und von welcher Software verarbeitet werden.

Ergänzend können Sie Auftragsverarbeitern und Dienstleistern Software zu ordnen.

AV-Verträge digital abschließen

Im DS-Portal können Sie Datenschutzverträge (z.B. Auftragsverarbeitungsverträge) digital erstellen und abschließen.

Legen Sie ein Template an oder laden eine Word-Vorlage hoch. Das System erstellt den Vertrag dank vieler Variablen und Platzhaltern vollautomatisch.

Optional können Sie Ihre TOM’s und die Übersicht von Verarbeitungstätigkeiten als Auftragsverarbeiter anhängen. Wenn der Vertrag mit einem Auftraggeber verknüpft ist, werden nur die zutreffenden Verfahren angezeigt.

Unterzeichner per Knopfdruck einladen, fertig. Über unsere REST-Schnittstelle kann der ganze Vorgang automatisiert werden.

Nachrichtenzentrale

Das DS-Portal ist auf Zusammenarbeit mit Mitarbeitern und Datenschutzbeauftragen ausgelegt. Damit Sie über jede Änderung der Datenschutzdokumentation informiert werden, gibt es automatisierte Benachrichtigungen.

Ergänzend werden Sie über Aufgabenzuweisungen und neue Kommentare informiert und erhalten automatisch eine Aufgabenübersicht per E-Mail.

Natürlich sind alle E-Mail-Benachrichtigungen auch abschaltbar.

PDF-Exporte – Dokumentation auf Knopfdruck

Alle gemachten Eingaben können in eine übersichtliche PDF-Dokumentation mit Ihrem Logo exportiert werden.

Ein Copyright oder Werbung von uns gibt es nicht.

Außerdem finden Sie an vielen Stellen im System die Möglichkeit PDF-Reports für die Unterlagen zu generieren.

• Dokumentation der Verfahren und Dienstleister
• Verarbeitungsverzeichnis als Auftragsverarbeiter
• Technische und organisatorische Maßnahmen – TOM’s
• Löschkonzept
• Reports für DSFA, Checklisten, Verarbeitungstätigkeiten, Anfragen, Datenpannen und viele Weitere.

Audits

Im DS-Portal können Sie Fragenkataloge definieren und aus diesen Audits erstellen.

Das Audit kann vom Verantwortlichen bearbeitet werden. Aus den Antworten werden automatisch ein übersichtlicher Report und ein Maßnahmenplan erstellt.

Audits können zu einem späteren Zeitpunkt erneut durchgeführt werden, um den Datenschutzfortschritt erfassen und vergleichen zu können.

Datenflussdiagramm

Aus den Angaben im Verarbeitungsverzeichnis wird automatisch ein Datenflussdiagramm erzeugt.

So erhalten Sie einen schnellen Überblick, welche Kategorien von betroffenen Personen es im Unternehmen gibt, welche Daten erfasst, von wem verarbeitet und empfangen werden.

Durch diesen Blick von oben werden auch schnell fehlende Verarbeitungen entdeckt.

Verpflichtungserklärungen online abschließen

Im DS-Portal können Sie Dokumente zur elektronischen Unterzeichnung an Ihre Mitarbeiter senden.

Dank revisionssicher protokollierten SHA256-Signaturen ist dies manipulationssicher und nicht mehr veränderbar.

In der Dokumentenansicht kann der Mitarbeiter den Inhalt des Dokumentes einsehen, akzeptierten und mit seiner Unterschrift bestätigen. Die Unterschrift wird manipulationssicher und AES-256-CBC verschlüsselt gespeichert. So sparen Sie Papier, Toner und Portokosten und haben den kompletten Vorgang automatisch umfangreich dokumentiert. Sie und der Mitarbeiter erhalten ein Unterschriftenprotokoll als Nachweis. Der Mitarbeiter erhält das Dokument zusätzlich für seine Unterlagen per E-Mail zugesandt.

Automatisches Aufgabensystem

Das intelligente Aufgabensystem findet unvollständige Angaben und erstellt automatisch Aufgaben. Auch erinnert es an notwendige Überprüfungen. Wenn eine Aufgabe erledigt ist, hakt das System diese automatisch für Sie ab.

Über Aufgabenzuweisungen können Sie Aufgaben verteilen. Über die wöchentliche Aufgabenübersicht, welche Sie per E-Mail erhalten, werden Sie regelmäßig an offene Aufgaben erinnert.

Datenschutz-Folgeabschätzung – Risikobewertung nach DSGVO

Das Datenschutzmanagement-System hilft Ihnen bei der Prüfung, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung für eine Verarbeitung notwendig ist.

Sollten Sie eine DSFA durchführen müssen, stellt das System die richtigen Fragen und hilft Ihnen bei der Planung, Durchführung und Kontrolle der Datenschutz-Folgenabschätzung.

Datenschutzverletzungen, Datenpannen

Auch bei Datenschutzverletzungen unterstützt das DS-Portal:

• Datenpannen umfangreich dokumentieren
• Reporting Funktion mit PDF-Export
• Verknüpfung mit Verfahren und Auftragsverarbeitern
• Erinnerung zur fristgerechten Meldung

Eine Datenpanne passiert schneller als man denkt. Auch wenn diese nicht grundsätzlich meldepflichtig ist, muss sie trotzdem dokumentiert werden.

Hier stellt das DS-Portal die richtigen Fragen und unterstützt bei der Ermittlung der betroffenen Personen. Abschließend kann alles in eine übersichtliche PDF-Datei exportiert werden.

REST-API Schnittstelle

Über einer REST-Schnittstelle können Sie das DS-Portal an Ihr CRM anbinden und automatisch Auftraggeber erstellen und Datenschutzverträge erzeugen und zur Unterzeichnung senden.

Die Dokumentation der REST-Schnittstelle finden Sie auf Swaggerhub.

API-Dokumentation öffnen (englisch).